Politique sur la protection des renseignements personnels

Sylvestre Avocats Inc. (ci-après le « Cabinet ») est un cabinet d’avocats faisant partie du paysage juridique de la Grande Région maskoutaine depuis près d’un siècle.

Notre objectif est de servir au mieux les intérêts de nos clients. Ainsi, nous nous assurons que le Cabinet soit doté des normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de vos renseignements personnels. Nous avons à cœur la protection des renseignements personnels de nos clients. En tant que cabinet juridique, nos services impliquent la communication et la connaissance d’un bon nombre de renseignements personnels vous concernant. La protection de vos renseignements personnels occupe une place très importante chez nous, c’est pourquoi nous nous conformons aux règles les plus rigoureuses touchant la protection des renseignements personnels.

Qu’est-ce que la Politique sur la protection des renseignements personnels?

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous permettre de comprendre la collecte, l’utilisation, la divulgation et la destruction de vos renseignements personnels faite par le Cabinet. Nous avons à cœur de la confidentialité des renseignements personnels que vous nous fournissez. Le secret d’une bonne relation avec nos clients passe par la confiance que les informations confidentielles fournies seront protégées par le Cabinet.

À titre de cabinet juridique, l’essentiel de nos services nécessitent de recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels que ce soit, par exemple, dans le cadre d’une consultation, en raison d’un litige ou dans le cadre de toute autre consultation de nature juridique. Afin de vous fournir des conseils, nos professionnels sont tenus de procéder à une cueillette d’informations complète.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, vous acceptez que lesdits renseignements soient traités conformément à la présente Politique et vous autorisez également Sylvestre Avocats inc. et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente Politique.

Le Cabinet est le seul responsable du traitement de vos renseignements personnels, à moins d’un avis à l’effet contraire. Le Cabinet détermine à quelles fins et de quelle façon les renseignements personnels détenus seront traités.

Cueillette de renseignements personnels

Lors de vos communications avec nous, un certain nombre de renseignements personnels vous concernant doivent être recueillis. Dans le cadre de notre prestation de services et de nos activités, certains renseignements sont susceptibles d’être collectés, notamment :

• Des coordonnées : prénom, nom, adresse domiciliaire, numéro de téléphone (domiciliaire, cellulaire et/ou professionnel), adresse courriel;
• Des renseignements personnels spéciaux (lorsque requis dans le cadre de la prestation de services) : origine ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, santé, casier judiciaire, etc.;
• Des renseignements commerciaux : rôle, poste, nom de la société et/ou organisme, adresse de la société et/ou organisme;
• Des documents d’identification et de vérification des antécédents : copie d’un permis de conduire, carte d’assurance maladie, passeport, ;
• Des informations de facturation et de finances : adresse de facturation, coordonnées bancaires, données de paiement;
• Des consentements : lorsqu’un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels;
• Des préférences marketing, de communication et d’utilisation du site web : préférences de communication, commentaires et sondages auxquels vous répondez, préférences de consentement, renseignements recueillis par le biais de témoins de connexion, visites du site web et lecture du contenu, adresse IP, renseignements sur le réseau;
• Des informations de recrutement : curriculum vitae, références d’employeur antérieur, renseignements sur les emplois antérieurs, affiliations professionnelles; et
• Des renseignements publics : provenant des réseaux sociaux ou sites web publics, les interactions sur les réseaux sociaux.

Méthodes de collecte

L’essentiel des renseignements sont recueillis auprès de vous directement lors de nos échanges en vue de la prestation de services, ainsi que lors de vos visites sur le site web, de vos communications avec notre bureau par tout moyen et lors de vos inscriptions aux différentes activités organisées par le Cabinet.

Des renseignements peuvent également provenir de votre employeur, la société, l’organisme, clients, fournisseurs de services de vérification, selon l’information recherchée, auquel cas un consentement explicite et expresse vous sera demandé afin d’obtenir l’information désirée auprès du tiers.

Assurez-vous de ne pas nous transmettre de renseignements personnels tant que nous ne vous avons pas confirmé par écrit que nous vous représentons ou représentons votre société. Les courriers électroniques non sollicités provenant de personnes qui ne sont pas des clients ne créent pas une relation avocat client. Ils pourraient ne pas être protégés par des obligations de confidentialité ou par le secret professionnel. En tant que cabinet d’avocats, les professionnels sont tenus par le secret professionnel, lequel est protégé par la Charte des droits et libertés de la personne, la Charte canadienne des droits et libertés et plusieurs autres législations.

Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes, lorsqu’applicable :

• Pour la prestation de services : pour fournir des conseils et des services juridiques, y compris pour exécuter nos obligations découlant de la réglementation en vigueur ;
• Dans le cadre de relations d’affaires : personnaliser les services rendus, gérer et renforcer nos relations avec nos clients, établir la volonté de nos clients, solidifier nos liens avec nos partenaires commerciaux ;
• Afin de prévenir la fraude : vérification d’antécédents, divulgation requise aux termes de la loi ou de la réglementation en vigueur, transmission d’informations aux services chargés de l’application de la loi lorsque la réglementation le prévoit ;
• Pour procéder au recouvrement : s’assurer que les factures sont payées pour les services rendus ;
• Dans le cadre d’une réorganisation de l’entreprise : en cas de réorganisation du Cabinet nous pourrions devoir transmettre des informations dans le cadre d’une vérification diligente entreprise par l’autre société;
• Pour la gestion des fournisseurs : gestion des services reçus par les fournisseurs de services ;
• Pour respecter la réglementation : satisfaire à nos obligations légales, réglementaires et de gestion des risques, dont par exemple les conflits d’intérêts, effectuer des vérifications diligentes sur des clients ;
• Pour des événements, du marketing et le développement d’affaires : pour l’organisation d’événements, vous informer des nouveaux services offerts, vous inviter à des événements susceptibles de vous intéresser ;
• Pour le recrutement : pour nous permettre d’analyser une candidature soumise et les aptitudes de l’appliquant, pour permettre au processus de recrutement de fonctionner;
• Pour l’utilisation du site web : afin de s’assurer que le contenu mis en ligne est pertinent, les façons d’utiliser le site web par les visiteurs, s’assurer que la présentation du contenu en ligne est fonctionnelle pour les différents modes utilisés de connexion.

Partage de ces renseignements

Les renseignements personnels fournis sont susceptibles d’être partagés, notamment aux intervenants identifiés ci-après. Les renseignements partagés le seront dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et légitime pour lequel ils ont été collectés ou à des fins compatibles avec cet objectif, ce ne seront que les renseignements nécessaires qui seront partagés :

• À nos fournisseurs de services : il peut s’agir de nos fournisseurs de services TI, de l’entretien ménager, d’hébergement, et autres. Ils pourraient avoir accès aux renseignements personnels ou pourrait avoir à les traiter, selon les services fournis. Les renseignements qui leur sont fournis sont ceux strictement nécessaires pour remplir les obligations prévues à leur contrat. Chacun des prestataires de services s’est engagé, par écrit, à respecter la confidentialité des données reçues ou rencontrées.
• Aux autorités gouvernementales ou aux personnes chargées d’appliquer la loi : cela peut provenir de lois qui exigent la communication de certains renseignements, si une telle divulgation est requise par la loi ou si la divulgation est faite de bonne foi pour répondre à une exigence légal e ou en réponse à une ordonnance d’un tribunal, d’une assignation à comparaitre, d’un mandat de perquisition ou pour collaborer avec les autorités gouvernementales ou les entités chargées de l’application de la loi;
• L’acquéreur ou le cessionnaire du Cabinet : lorsque requis dans le cadre d’une réorganisation des activités du Cabinet, pour toute fusion, acquisition, financement, vente d’actifs, en cas d’insolvabilité, faillite, pour lesquels ces renseignements personnels pourraient être considérés comme des actifs commerciaux.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés conformément aux règles de conservation et pour une durée nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, ainsi qu’aux obligations prévues dans la présente Politique. Les dossiers doivent être conservés au moins sept ans à compter de la date de fermeture, soit au moment où le client n’est plus représenté par l’un de nos professionnels ou que le client a payé tous les honoraires dûs.

Protection des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont protégés conformément aux règles en vigueur, notamment par des protections physiques, techniques et administratives limitant ainsi le risque d’accès à vos renseignements personnels par une personne non autorisée. Vos renseignements sont donc protégés contre le vol, une perte ou destruction accidentelle, un usage ou un accès non autorisé, une modification ou toute autre traitement proscrit de renseignements personnels.

Ainsi, seuls les membres du personnel ayant besoin d’avoir accès, de connaitre ou dont les fonctions exigent qu’ils aient connaissance des renseignements y ont accès. Tous les employés sont tenus à une obligation de confidentialité.

Vos données sont en tout temps hébergées au Canada. La réglementation en vigueur pour la protection des données est celle du lieu où les données sont hébergées. Les obligations sont donc celles prévues par les lois et règlements en vigueur au Canada quant à la protection des renseignements personnels. Nos pratiques sont régies par la présente Politique et les lois l’encadrant.

Soyez toutefois avisés qu’aucune communication de renseignements personnels par internet et aucun stockage électronique ne sont 100% sécuritaires. Le Cabinet ne peut garantir la sécurité des renseignements transmis de cette façon et vous l’acceptez, à vos propres risques. Le Cabinet ne peut pas non plus garantir que lesdits renseignements personnels ne seront pas consultés, détruits, modifiés ou divulgués malgré les protections misent en place.

Droits de la personne visée par les renseignements personnels

Conformément aux lois et règlements en vigueur en regard de la protection des renseignements personnels, si la société détient des renseignements personnels sur vous, vous avez des droits à l’égard de vos renseignements personnels. Afin d’exercer vos droits, référez-vous à la section « Nous joindre » pour connaitre les coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels du Cabinet.

Conformément aux lois et règlements en vigueur, vous disposez des droits suivants :

• Accès : vous pouvez demander d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous. Suite à la réception de votre demande d’accès aux renseignements, le responsable de la protection des renseignements personnels du Cabinet examinera les renseignements personnels détenus et vous fera parvenir une copie des renseignements détenus, sous réserve du droit applicable et du paiement de la somme demandée à ce titre;
• Exactitude : les obligations légales en vigueur nous obligent à prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons sur vous sont exacts, complets et à jour;
• Rectification : vous êtes en droit de demander à ce qu’un renseignement sur vous qui serait inexact ou incomplet soit rectifié.

Nous joindre

Toute question ou commentaire touchant la présente Politique, pour exercer vos droits face à vos renseignements personnels, pour déposer une demande d’accès à l’information, pour déposer une plainte, veuillez communiquer avec notre responsable à la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes

Responsable de la protection des renseignements personnels

1395, rue Daniel-Johnson Est, bureau 600

Saint-Hyacinthe (Québec) Canada J2S 7Y6

Responsableprp@jurisylvestre.ca

Mise à jour de la Politique

Notre site web, son contenu, ainsi que la présente Politique pourront être modifiés dans l’avenir, sans préavis. Nous vous encourageons à y jeter un coup d’œil lors de vos visites sur le site web afin de demeurer à jour sur le traitement des renseignements personnels par le Cabinet.



La présente Politique a été mise à jour pour la dernière fois en mars 2023.